Kısa cevap
WhatsApp Business uygulamasında ücretsiz üç araç var: karşılama mesajı, uzakta mesajı ve hazır yanıtlar. İlk ikisi otomatik gönderilir ama herkese aynı metni yollar; müşterinin sorusunu okuyup ona göre cevap vermez, randevu da almaz.
Günde birkaç mesaj alıyorsanız bu üç araç çoğu zaman yeter. Aynı soruları gün boyu tekrar tekrar cevaplıyor, gece gelen mesajları sabaha bırakıyorsanız soruyu anlayıp cevaplayan bir mesaj asistanı düşünmenin zamanı gelmiştir.
1. Karşılama mesajı: ilk yazana otomatik merhaba
Karşılama mesajı, size ilk kez yazan müşteriye ve 14 gün boyunca yazışmadığınız biri tekrar yazdığında otomatik gönderilir. Kurmak için Araçlar sekmesinden Karşılama mesajı'na dokunun, Karşılama mesajı gönder seçeneğini açın ve metni düzenleyin.
İyi bir karşılama mesajı kısa olur ve müşteriye ne yazacağını söyler. Örnek: "Merhaba, Nil Güzellik'e hoş geldiniz. Hangi hizmet ve hangi gün için yazdığınızı belirtirseniz hemen dönüyoruz."
2. Uzakta mesajı: kapalıyken gelen mesaja cevap
Uzakta mesajı, meşgulken ya da mesai dışında yazan müşteriye otomatik gider. Araçlar sekmesinden Uzakta mesajı'na dokunun, Uzakta mesajı gönder seçeneğini açın, metni düzenleyin ve Planla'dan zamanı seçin.
- · Her zaman gönder: özellik açık olduğu sürece gönderilir.
- · Özel plan: yalnız seçtiğiniz saat aralığında gönderilir.
- · Mesai saatleri dışında: yalnız çalışma saatleriniz dışında gönderilir. Bunun için işletme profilinde mesai saatlerinin girilmiş olması gerekir.
Uzakta mesajında dikkat edilecek iki şey
Birincisi: WhatsApp'ın kendi yardım sayfasına göre uzakta mesajının gitmesi için telefonunuzun internete bağlı olması gerekir. Telefon kapalıysa ya da internet yoksa müşteri hiçbir şey almaz.
İkincisi: Alıcılar ayarından kime gideceğini seçebilirsiniz; herkes, rehberinizde olmayanlar ya da seçtiğiniz kişiler. Tanıdıklarınıza otomatik mesaj gitmesin istiyorsanız "Telefon rehberinde olmayan herkes" seçeneği işinizi görür.
3. Hazır yanıtlar: sık sorulana tek dokunuşla cevap
Hazır yanıtlar otomatik gitmez; sık sorulan sorulara verdiğiniz cevabı bir kez yazıp kaydedersiniz, sohbette kısayoluyla tek dokunuşla gönderirsiniz. Araçlar sekmesindeki Hazır yanıtlar bölümünden eklenir.
İlk kaydetmenizi önerdiğimiz beş hazır yanıt; işletmelere en sık gelen sorular genelde bunlardır:
- · Adres ve yol tarifi (harita linkiyle)
- · Çalışma saatleri
- · Hizmet ya da ürün listesi
- · Randevu nasıl alınır
- · Ödeme seçenekleri
Ücretsiz araçların sınırı
Bu üç araç mesajı karşılar ama işi bitirmez. Karşılama ve uzakta mesajı herkese aynı metni gönderir; "yarın 15:00 boş mu?" diye soran müşteriye cevap veremez. Hazır yanıtı da yine sizin göndermeniz gerekir.
- · Müşterinin sorusunu anlamaz, herkese aynı metni gönderir.
- · Randevu almaz, takvime yazmaz.
- · Gece gelen mesaj sabaha kadar bekler; müşteri bu arada başka yere yazabilir.
- · Instagram'dan gelen mesajları kapsamaz.
- · Kaç mesaj geldi, kaçı cevapsız kaldı, göremezsiniz.
Mesaj asistanı ne zaman gerekir?
Aşağıdakilerden ikisi ya da daha fazlası size tanıdık geliyorsa, soruyu okuyup cevaplayan bir asistan zaman kazandırır:
- · Gün içinde aynı soruları defalarca yazıyorsunuz.
- · Mesai dışında ve gece gelen mesajlar sabaha kalıyor.
- · Müşteri yazarken siz ya da sekreteriniz telefonda, koltukta ya da müşteriyle ilgileniyorsunuz.
- · Randevular WhatsApp'tan konuşulup sonra deftere ya da takvime elle yazılıyor.
- · WhatsApp'a ek olarak Instagram'dan da mesaj alıyorsunuz.
Mesaj asistanı nasıl çalışır?
Asistan, işletmenizin kendi cevaplarıyla kurulur: hizmetleriniz, saatleriniz, adresiniz, sık sorulanlar. Müşteri yazınca soruyu anlar ve bu bilgilerle cevap verir. Randevu işinizde ya boş saatleri kendi sunup takvime yazar ya da talebi sizin onayınıza bırakır; hangisini isteyeceğinizi siz seçersiniz. Emin olmadığı konuşmayı size aktarır, her sabah da bir önceki günün özetini gönderir.
Kurulum sizin Meta işletme hesabınızda yapılır; hesap da yazışmalar da sizde kalır. Instagram'da kurulum hızlıdır. WhatsApp'ta süre numaranıza ve Meta onayına bağlıdır; numaranızın telefondaki WhatsApp uygulamasıyla birlikte nasıl kullanılacağını kurulumdan önce netleştiririz.
WhatsApp Business'taki otomatik mesajlar ücretli mi?
Hayır. Karşılama mesajı, uzakta mesajı ve hazır yanıtlar WhatsApp Business uygulamasının ücretsiz özellikleridir.
Normal WhatsApp'ta otomatik cevap var mı?
Kişisel WhatsApp'ta bu araçlar yok. İşletme hesabı için ücretsiz WhatsApp Business uygulamasını indirip numaranızı ona taşımanız gerekir; sohbetleriniz yedekten aktarılabilir.