Tahsilat takibi nasıl yapılır? Esnaf ve KOBİ için vade, kısmi ödeme ve hatırlatma rehberi

Toptancı, nalburiye ya da gıda dağıtım işi yapan çoğu işletmede alacaklar, kesilen faturaların bir kısmının o an ödenmesi, kalanının vadeye bırakılmasıyla oluşur. İş büyüdükçe kimin ne kadar borcu olduğunu, hangi vadenin geçtiğini ve kimin kısmi ödeme yaptığını hafızada ya da kâğıt üzerinde tutmak imkânsız hâle gelir.

İyi bir tahsilat sisteminin ilk göstermesi gereken şey "yaşlandırma" tablosudur: alacaklarınız 0-30 gün, 31-60 gün, 61-90 gün ve 90 gün üzeri gecikmiş olarak gruplanır. Bu tek bakış, hangi müşterilerin gerçekten riskli hâle geldiğini gösterir; 10 günlük gecikme ile 100 günlük gecikme aynı öncelikte değildir.

Bir müşteri faturanın yalnızca bir kısmını ödediğinde, sistem bunu ayrı bir hareket olarak kaydetmeli ve kalan bakiyeyi kendisi hesaplamalı. Aynı müşteri birden fazla kez kısmi ödeme yaptığında bu daha da önemli hâle gelir; elle takip edilen bir tabloda bu tür kayıtlar sık sık karışır.

Her sabah "bugün kimi aramam gerekiyor" sorusunu elle cevaplamak yerine, sistemin gecikme süresine göre sıralı bir liste vermesi gerekir. Bu liste, en uzun süredir gecikmiş ve en yüksek tutarlı alacakları öne çıkarmalı.

Bazı sistemler "otomatik SMS/e-posta ile tahsilat hatırlatması" vaat eder. Gerçekte bu vaadin arkasında çoğu zaman ya ek maliyetli bir SMS altyapısı vardır ya da hiç çalışmaz. Daha dürüst ve pratik bir yaklaşım: sistem, gecikme durumuna göre kibardan sert tona kadar hazır mesaj metinleri sunar; siz bu metni kendi telefonunuzdan, WhatsApp'tan ya da arayarak iletirsiniz. Müşteri sizin numaranızı tanıdığı için bu mesaj muhtemelen okunur; tanımadığı bir sistem numarasından gelen otomatik mesaj çoğu zaman görmezden gelinir.

Bir müşteriyi aradınız, "gelecek hafta öderim" dedi. Bu bilgi bir yerde kayıtlı olmalı. Aksi halde aynı müşteriyi birkaç gün sonra gereksiz yere yeniden arayabilir ya da verdiği sözü unutabilirsiniz.

Bir tahsilat panelinin online ödeme alması ya da muhasebe yazılımınızla (Logo, Mikro vb.) otomatik senkronize olması, çoğu küçük işletme aracında henüz yoktur. Bunu vaat eden bir sistemle karşılaşırsanız, gerçekte ne yaptığını sorun.

Doğru bir tahsilat takip sistemi üç şeyi net yapmalı: alacağınızın yaşlandırma resmini göstermeli, kısmi ödemeleri kaybetmemeli ve bugün kimi arayacağınızı söylemeli. Otomatik mesaj vaadinden çok, size doğru hazır metni ve doğru sırayı verip vermediğine bakın.